Productivity on Phillip Büchler

Task Management in Microsoft 365 - Challenges and Integration

Tue, 26 Aug 2025 00:00:00 +0000

Overview

Microsoft 365 offers a suite of task management tools—Outlook, Microsoft To Do, Planner, Teams, Project, and Loop—but users often experience them as fragmented. This report explores the user experience challenges and task aggregation issues across these tools, and evaluates Microsoft’s efforts to unify them.

Microsoft 365 Task Tools Overview

Tool	Purpose	Integration	Notes
Outlook Tasks / To Do	Personal task tracking	Integrated with To Do, Teams Tasks	Flagged emails become tasks
Microsoft To Do	Personal task hub	Aggregates from Outlook, Planner	“Assigned to Me” list for Planner tasks
Planner	Team task management	Integrated with Teams, To Do	Kanban-style boards
Tasks in Teams	Unified task view	Combines To Do + Planner	Central hub for daily task management
Microsoft Project	Advanced project management	Syncs with Planner/To Do (Premium)	Gantt charts, dependencies
Microsoft Loop	Real-time collaborative tasks	Syncs with Planner	Tasks in Loop auto-create Planner plans
Microsoft Lists	Custom task tracking	Manual integration via Power Automate	Not visible in To Do/Planner by default
Viva Insights / Goals	Task suggestions, OKR tracking	Suggests tasks, syncs with Planner/Project	Not a daily task tool

User Experience Challenges

Tool Overload: Multiple overlapping apps with unclear boundaries.
No Single Pane of Glass: Historically, no unified dashboard for all tasks.
Context Switching: Users must jump between apps to manage tasks.
Partial Integration: Some tools (e.g. Lists, OneNote) don’t sync automatically.
Inconsistent Interfaces: Different UIs and capabilities across apps.

Integration Improvements

Tasks in Teams: Combines To Do and Planner in one view.
To Do: Aggregates flagged emails and Planner assignments.
Outlook: Embedded To Do panel, drag-to-task, Cortana Briefing.
Project for the Web: Now syncs with Planner/To Do (Planner Premium).
Loop: Task Lists sync with Planner, visible in To Do.
Power Automate / Graph API: Enables custom task flows and integrations.

Best Practices

Pick a Home: Use either To Do or Teams Tasks as your daily hub.
Flag Emails: Use Outlook flags to auto-create To Do tasks.
Use Planner for Teams: Assign tasks in Planner for visibility.
Automate Edge Cases: Use Power Automate for Lists, OneNote, etc.
Review Regularly: Check “Assigned to Me” in To Do/Planner.
Plan Your Day: Use “My Day” in To Do for daily focus.
Educate Teams: Share guidance on when to use what.
Watch the Roadmap: Planner/To Do/Project unification is coming.

Conclusion

The hypothesis that Microsoft 365 task tools are siloed was historically accurate. However, Microsoft has made significant strides in unifying the experience through integrations, shared data models, and centralised views. While some gaps remain, especially with Lists and third-party tools, the ecosystem is increasingly cohesive—especially when users adopt best practices and leverage the available integrations.

Newsletter Recommendations

Fri, 02 Dec 2022 00:00:00 +0000

This week I subscribed to a newsletter. The author was hesitant to start one but was worried that his current distribution channel will not be there forever. Guess where he posts today?

Anyway, newsletters had a renaissance for quite some time now. I subscribed and enjoyed a couple of them, related to my current line of work.

Intune Newsletter by Andrew Taylor

Weekly collection of links around all sorts of Cloud based Endpoint Management topics. https://andrewstaylor.com/category/newsletter/

Remote Brainstorming

Wed, 01 Apr 2020 00:00:00 +0000

Auf Twitter fragte Nicola v. Greyerz nach einer Lösung für digitale Brainstormings. Unsere Quarantäne dürfte mit reduziertem Post-It Verbrauch deutlich zur Besserung von Waldbeständen beitragen.

Doch wie lösen wir die physische Distanz? Während sie in Meetings heute mehr oder weniger einfach überbrückt werden kann, ist es in Workshops durchaus schwieriger.

Es gibt sicher haufenweise “best of breed” Ansätze. Ich finde es aber immer charmant wenn man etwas nutzt, was fast alle zur Verfügung haben. Eine Möglichkeit ist deshalb “Sticky Notes” von Microsoft. Die gelben Zettelchen überall auf dem Bildschirm verteilt zu haben mag altbacken klingen, aber hört mich an.

Produktivitäts Apps

Tue, 17 Mar 2020 00:00:00 +0000

Artikel über kleine Helferlein auf dem Computer, gibt es fast genau so viele wie Bilder von Katzen. Aber ich möchte es doch nicht verpassen, euch auf vier kleine Helferlein hinzuweisen¹, welche ich noch als Geheimtipps erachte.

Phrase Express

Wer mit Text arbeitet, und sind wir ehrlich, dass sind wir alle, wird von Phrase Express profitieren können.

Definition von Bausteinen

Phrase Express ist eine Textbausteinverwaltung. Ich nutze hiervon sicher nur einen Kleinstteil, aber es ist enorm hilfreich um wiederkehrende und längere Text-Elemente zu automatisieren. Ich benutze es häufig für Markdown Themen wie Links oder Bilder für mein Blog. Es liessen sich aber auch Mail-Signaturen, Agendas für Sitzungen und Strukturen für Dokumente definieren. Dabei lassen sich auch intelligente Funktionen wie automatisches Datum oder Elemente aus der Zwischenablage direkt als Variablen im Textbaustein definieren.

Edge Insider für Microsoft Tenant Wanderer oder Teams Gäste.

Wed, 05 Jun 2019 00:00:00 +0000

In verschiedenen Ausgangslagen benötigt man Zugang auf verschiedene Microsoft 365 Tenants. Outlook und Co. unterstützen dies, Microsoft Teams leider nicht.

Die Chromium basierte Microsoft Edge Version hilft hier enorm. So bieten alle Chromium basierten Browser die Möglichkeit von Profilen:

Nun erstellt man für jeden Tenant auf dem man einen Account hat, ein Profil. Dann können für Webanwendungen “lokal installierte Anwendungen” erstellt werden:

Voila. Man hat nun auf dem Desktop und im Startmenü eine Anwendung mit der man direkt auf das jeweilige Team kommt. Durch das Profil werden auch gesicherte Passwörter zugreifbar. Mittels Browser-Notifications sind sogar diese verfügbar.

Den Produktivitätswald vor lauter Office 365 Bäumen nicht mehr sehen.

Tue, 02 Apr 2019 00:00:00 +0000

Ist man interessierter Office 365 Anwender, PowerUser oder IT Professional hat man rosige Zeiten. Microsoft pumpt aus vollen Rohren neue Features in ihre Produkte. Verbesserte Produkte, neue Produkte, integrierte Produkte. Die volle Ladung.

Dabei ertappe ich mich immer wieder selber, wie ich den Überblick verliere. Dann besinne ich mich innerlich auf die drei Säulen, welche für mich Office 365 Implementationen so wertvoll machen:

Offenheit

Sei es die Verwendung eigener Geräte von Mitarbeitenden oder die rasche Einbindung von externen Partnern, Office 365 lässt sich sehr offen gestalten ohne Sicherheit auf der Strecke zu lassen. So lässt sich auch Kontrolle über Informationen zurückgewinnen, da nicht mehr auf den ungeprüften Plattformen von Partnern oder Anwendern gearbeitet wird, sondern von einem ausgewählten System der Firma.

Aufgabenmanagement mittels E-Mails

Mon, 25 Mar 2019 00:00:00 +0000

HöhrerInnen von Produktivitätspodcasts oder LeserInnen von Selbstmanagementblogs sind schon beim Titel aus dem Stuhl gekippt, doch die bittere Realität sieht halt immer noch so aus. Viele Aufgaben entstammen aus der Mailbox. Damit sie nicht dort enden, verbindet Microsoft ihre moderne Aufgaben-App Microsoft To-Do immer stärker mit dem 500 Pfund Mail-Gorilla Outlook. Passiert im Update von To-Do, welches nun “flagged” E-Mails direkt zu Aufgaben werden lassen kann.

Eine weitere Ankündigung betrifft nun den Outlook Web Client, welcher in der neuen Version ebenfalls mit To-Do verknüpft wurde:

Frontpage is back.

Fri, 02 Nov 2018 08:27:30 +0000

Word kriegt ein neues Feature. Dieses Feature hat den vielversprechenden Titel “Transform to Web Page”.

Screenshot aus Word Online

Eine Webseite so einfach wie ein Word-Dokument? Kommt euch das nicht bekannt vor?

In Wahrheit erstellt Word ein Sway aus dem Word Dokument. Danach lässt sich das Sway anpassen und verarbeiten. Aus Word kann das Dokument aber nicht mehr verändert werden. Eine weitere “Publikation” würde zu einem neuen Sway führen.

Um aber gemeinsam ein Dokument zu erstellen, und dieses dann einfach publizieren zu können ist es ein wirklich hilfreiches Feature. Und anders als Frontpage, sind Sways sofort mobiloptimiert.

Die Avatar Fabrik

Mon, 16 Jan 2017 11:48:11 +0000

User-Journey-Story-Mapping-Chain-Visualization-Experience-Graph und wie sie alle heissen, hängen stark von der Illustration von Anwendern ab. Diese kann man auf Stockphoto Seiten raussuchen.

Typische Anwenderin in täglicher Pose, oder?

Kann man.

Besser wäre die Kreation eigener Avatare für User Profile und so weiter. Und das kann jetzt jeder der PowerPoint besitzt. Dank meiner Avatar Fabrik:

Die Fabrik geht von links nach rechts. Einfach, oder?

Was ist «Collaboration»?

Wed, 06 Jan 2016 14:12:19 +0000

Der Markt für Unternehmenssoftware wirbt seit Jahren mit den Schlagworten «Collaboration». In diesem Dunstkreis wird auf einmal alles interaktiv, sozial und effizienter. Doch was ist denn diese oft besungene «Collaboration» überhaupt?

Zum Einen ist es die englische Übersetzung des Begriffs Zusammenarbeit. Einfach genug. Zusammenarbeit findet auf verschiedenen Ebenen und in verschiedenen Formaten statt. Für meinen Erklärungsversuch habe ich folgendes erstellt:

In der obersten Zeile findet man die Phasen der Zusammenarbeit, gekürzt aber basierend auf der Definition von AIIM.

Quality Time

Tue, 02 Jun 2015 11:18:39 +0000

Den Begriff „Quality Time“ kenne ich aus der Kindererziehung und er scheint verpönt. Er sorgt für reines Gewissen bei Eltern, die zu beschäftigt sind um viel Zeit mit ihrem Kind zu verbringen. Über gezielte, und vermutlich auch planbare Einheiten von „Quality Time“, versucht man dies zu kompensieren. Sorry für die allfällig zu starke Vereinfachung.

In meiner Betrachtung handelt es sich aber um Arbeit. In den Jahren der Diskussion, ob auf einem Smartphone oder einem Tablet gearbeitet werden kann, entwickelte ich das Argumentarium um „Quality Time“. Ganz im Sinne von „decay of subtlety“1verlieren wir uns in polemischen Aussagen wie „auf einem Smartphone werde ich nie ein Excel bearbeiten können“. Ist das überhaupt die Frage? Der Tweet meines Kollegen Urs brachte mich wieder auf diese Argumentation von mir:

Weekend Reader Woche 05

Mon, 26 Jan 2015 00:00:00 +0000

Outlook für Mobile

Microsoft kaufte im Dezember ja die interessante Mail App „Accompli“. Diese ist nun als „Outlook for Mobile“ in den App Stores aufgetaucht. Die anfängliche Euphorie wich aber schon Skepsis: Hübsch aber gefählich.

Google vernachlässigt seine Archiv Versprechungen

Google wollte lange alles Wissen sammeln und zur Verfügung stellen. Mit neuen Geschäftsfeldern verschwand dieser Fokus und die Archive bleiben unbearbeitet. Das Internet-Archiv will in die Bresche springen.

Leute für soziale Software begeistern

Sponsored Post, aber hat doch seine Wahrheiten. Leute springen nicht von sich aus auf „Social Software“. Wie alles muss auch ein Intranet verkauft werden. Mit einer einfachen Message klappt dies einfacher als mit komplizierten und verwirrenden Feature-Sammlungen.

Weekend Reader Woche 04

Mon, 19 Jan 2015 00:00:00 +0000

Das erfolgreichste Youtube Video und seine Konsequenzen

Ein kleines Musikvideo aus Korea wurde so erfolgreich, dass Google seine “Counter”-Software anpassen musste. Uppa Gangnam Style.

Wie wurde “The Lego Movie” gemacht?

Und über das Pflaster in der Lego Box muss ich immer noch schmunzeln. Wer hatte das nicht?

Verschlüsselung für alle

Service der sicherer sein will als Gmail, Dropbox und Co. Bei dem Entwickler muss das klappen. Sorry ich schubladisiere.

Die belibtesten Programmiersprachen

Kleine Vorwarnung: Geprüft wurden Github und StackOverflow. Was in den Tiefen der Firmen dieser Welt passiert, findet den Weg auf solche Listen nicht. Aber ein paar interessante Veränderungen bezüglich der ungebrochenen Beliebtheit von Javascript und “the new kid on the block” - Swift.

Weekend Reader Woche 3

Sun, 18 Jan 2015 00:00:00 +0000

Unabhängige Entwickler

Letzte Woche wurde ich gefragt was denn ein “Indie Developer” ist. Da die Erklärung wohl noch präsent ist, passen folgende Geschichten aus dem Leben solchiger:

How HoursTracker earns five figures a month on the App Store: Carlos Ribas über seine App Hourstracker und deren Anfänge und die laufende Weiterentwicklung.
Monument Valley in Numbers: Dan Gray über das hochgepriesene Spiel und dessen finanziellen Erfolg.
Overcast Sales Numbers: Marco Arment über seinen erfolgreichen Podcast Player.
Crossy Roads und Werbung: Ein hochanständiges Spiel wenn es um Werbung und “In-App-Purchases” geht ist Crossy Roads. Die Entwickler stellten Spielspass definitiv vor den eigenen Profit. Und wurden doch erfolgreich genug um komfortabel davon leben zu können.

Die Geschichte des “User Interface”

Dave Wiskus in einer Folge seiner sehr empfehlenswerten “Youtube-Show”:

Weekend Reader Woche 35

Fri, 29 Aug 2014 00:00:00 +0000

Copy - Paste über mehrere Geräte

Von Pushbullet hab ich schon öfters gelesen. Da aber vermutlich mein Unternehmensgerät für diesen Dienst gesperrt ist, hab ich es noch nicht probiert. Wobei wenn es nur vermutlich gesperrt ist, müsste man es eigentlich mal probieren.

Was soll ich hierzu schreiben

Lest euch das Review über inshort mal durch. Die Einleitung tönt verlockend:

The last few months I ve been interested in apps that set new categories. With the ability to share data and have a touch interface, some productivity developers are creating entirely new widgets and that always excites me.

Weekend Reader Woche 26

Sat, 28 Jun 2014 00:00:00 +0000

Goodbye Dalvik

Im Kern von Android werkelt eine Dalvik VM welche Java Code auf mobilen Endgeräten ausführbar macht. In der diese Woche vorgestellten Android L Version soll diese ersetzt werden. Und zwar durch ART. ART wurde in Android 4.4 experimentell unterstützt und wird jetzt zum Standard. Entwickler brauchen nichts zu tun, ihre Anwendungen laufen ohne Veränderung.

Für den Nutzer bedeutet dies, dass Apps künftig spürbar schneller ausgeführt werden

Weitere Vorteile sind Unterstützung von 64bit Chips & weniger Stromverbrauch.

Weekend Reader Woche 51

Mon, 23 Dec 2013 00:00:00 +0000

MVP

Im Sport ist es der “most valuable player”, ein angesehener Titel der jede Saison verteilt wird. Produktdesign bezeichnet damit das “minimal viable product”. Also das absolut unverzichtbare das ein Produkt haben muss. Ansatz den man auch selber immer mal wieder hervorholen kann wenn man Services gestaltet.

Buffer, der Dienst der einen Tweets, etc. in eine Warteschlange schreiben lässt die dann regelmässig entleert wird, ist auch sonst sehr offen was ihre Firmen- und Produktgestaltung angeht. Ihr eigenes Blog hat ein paar interessante Beiträge, wie zum Beispiel einen über Lohngestaltung in der Firma.